Unternehmensübersicht

Wir suchen eine/n hochqualifizierte/n Executive Assistant, die/der umfassende Unterstützung für unser Führungsteam bietet. Der/die ideale Kandidat/in ist ein proaktiver Problemlöser, der/die außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten zeigt und das höchste Maß an Professionalität und Vertraulichkeit wahrt.

Dieser Abschnitt setzt effektiv Erwartungen und zieht Top-Talente an, indem er die strategische Natur der Rolle und die wichtigsten Eigenschaften, die bei den Kandidaten gesucht werden, betont.

Rollenübersicht

Diese Position berichtet direkt an den CEO und bietet hochrangige administrative Unterstützung, während sie als wichtige Schnittstelle zwischen der Unternehmensführung, dem Vorstand und anderen Interessengruppen fungiert. Die Rolle erfordert das Management komplexer Kalender, die Koordination von Kommunikationsabläufen und die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs der Exekutive.

Die Zusammenfassung positioniert dies klar als eine senior administrative Rolle mit erheblicher Verantwortung und Einfluss, was den Kandidaten hilft, den Umfang und die Bedeutung der Position zu verstehen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung des beruflichen und persönlichen Kalenders des CEO, einschließlich der Planung von Meetings, Terminen und Reisevorbereitungen
• Koordination komplexer exekutiver Kommunikation, einschließlich E-Mails, Telefonanrufen und Korrespondenz
• Planung und Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen, sowohl intern als auch extern
• Vorbereitung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten für das Führungsteam
• Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit absoluter Diskretion
• Verwaltung der Reiseorganisation, einschließlich Unterkünften, Transport und Reiseplänen
• Pflege von Ablagesystemen und Organisation wichtiger Dokumente
• Screening und Weiterleitung von Telefonanrufen und Besuchern
• Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Verwaltung von administrativen Budgets
• Funktion als Schnittstelle zwischen dem Führungsteam und anderen Abteilungen
• Koordination von Vorstandssitzungen und Vorbereitung der entsprechenden Materialien

Diese umfassende Liste von Verantwortlichkeiten bietet klare Erwartungen und zeigt den strategischen Wert der Rolle, während sie die vielfältigen Fähigkeiten hervorhebt, die erforderlich sind.

Erforderliche Qualifikationen

• Bevorzugter Abschluss: Bachelor
• 4+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Außergewöhnliche schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln
• Erfahrung im Kalender-Management und in der Reiseorganisation
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und mehrere Prioritäten zu managen

Der Abschnitt zu den Qualifikationen setzt klare Standards, bleibt jedoch erreichbar, um sicherzustellen, dass Sie erfahrene Kandidaten mit dem richtigen Fähigkeiten anziehen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in einem Unternehmensumfeld
• Kenntnisse über Vorstandsgremien und -protokolle
• Erfahrung im Projektmanagement
• Kenntnisse in Präsentations- und Kollaborationstools
• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Systeme
• Hintergrund im Budgetmanagement

Diese zusätzlichen Qualifikationen helfen den Kandidaten zu verstehen, wie sie sich abheben können, ohne dass sie für ansonsten qualifizierte Bewerber ein Ausschlusskriterium darstellen.

Vorteile & Vergünstigungen

• Wettbewerbsfähiges Gehalt
• Umfassende Krankenversicherung
• 401(k) Matching
• Bezahlte Freizeit und Feiertage
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung
• Lebens- und Invaliditätsversicherung
• Flexible Ausgabenabrechnungen
• Optionen für Remote-Arbeit verfügbar

Ein starkes Leistungspaket hilft, Top-Talente anzuziehen und zeigt, dass Ihr Unternehmen seine Mitarbeiter wertschätzt.

Arbeitsumfeld

• Schnelllebige, professionelle Büroumgebung
• Einige frühe Morgen- oder Abendstunden können erforderlich sein
• Gelegentliche Reisen können notwendig sein
• Hybrid-Arbeitsmodell möglich für den richtigen Kandidaten

Dieser Abschnitt setzt realistische Erwartungen an die Arbeitsbedingungen und Flexibilität.

Gleichstellungserklärung

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und schätzen Vielfalt in unserem Unternehmen. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Veteranenstatus oder Behinderungsstatus.

Die Einbeziehung einer EEO-Erklärung zeigt Ihr Engagement für Vielfalt und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen.